Quand tout est urgent… plus rien ne l’est!

Quand tu commences comme gestionnaire, il y a des périodes où tout te semble urgent.

Des courriels qui arrivent par centaines, des demandes qui s’empilent, des décisions à prendre maintenant. On avance alors en mode réaction, avec l’impression de ne jamais réussir à reprendre son souffle.

T’as l’impression de te noyer.

Le piège, c’est qu’à force de tout traiter comme urgent, on ne priorise plus vraiment.

On répond.

On règle.

On coche.

Mais l’essentiel se dilue, la réflexion s’amenuise et la charge mentale, elle, continue de croître. Et tranquillement, tu perds de vue ta vision, ta mission.

Il est venu un moment où j’ai réalisé que lorsque tout devient urgent… plus rien ne l’est réellement.

À ce moment-là, j’ai dû m’arrêter pour me trouver des outils simples et efficaces.

Mon truc

Sortir les tâches de sa tête pour y voir clair, une fois par semaine

Depuis un bon moment maintenant, j’ai instauré un rituel simple, mais structurant : un braindump hebdomadaire (je ne peux pas passer sous silence l’aide de ma coach de l’an dernier Émilie Viens La planificatirce afin de m’aider à développer mes outils).

Je m’installe le lundi matin — ou parfois le dimanche — avec un bon café (ouin… pas l’idéal le dimanche, mais au moins je sais que je vais pouvoir le faire à tête reposée). Je sais que certains le font le vendredi avant de partir, mais ce n’est pas mon choix.

J’ouvre mon cahier et je prends le temps de sortir absolument tout de ma tête.

Les dossiers en cours, les suivis à faire, les idées, les irritants, les petites choses comme les plus lourdes, mes notes de la semaine précédente, mes courriels, les rencontres à venir.

Et chaque fois qu'une tâche arrive, je la classe immédiatement dans une de ces trois catégories:

• Urgent (à faire rapidement)

• Important (à faire, mais avec un plus grand délai)

• À déléguer

Ce n’est pas un exercice de productivité.

C’est un exercice de clarté.

La vraie valeur du braindump

Avec le temps, j’ai compris que la puissance de cet outil ne réside pas dans la liste elle-même, mais dans le moment où je dois décider dans quelle case placer chaque tâche.

À chaque ajout, je m’oblige à ralentir.

À réfléchir.

À me poser de vraies questions :

• Est-ce réellement urgent ou est-ce que je le ressens comme tel?

• Est-ce important pour la mission ou seulement pressant?

• Est-ce qu’une autre personne que moi peut faire cette tâche? Si oui, qui est la meilleure pour le faire?

Ce simple arrêt crée un espace précieux entre la demande… et ma réponse.

Prioriser, ce n’est pas faire plus

Ce rituel n’a pas fait disparaître les imprévus.

Il n’a pas enlevé la complexité du rôle.

Mais il a profondément transformé ma posture.

Je suis moins en réaction, plus en contrôle.

Je suis moins à la dernière minute dans mes tâches et j’arrive à bâtir mon horaire de semaine en sachant quand je vais faire quoi.

Je suis donc plus en cohérence avec ce qui est réellement important.

Parce que prioriser, ce n’est pas faire plus.

C’est choisir mieux.

L’urgence de l’autre n’est pas toujours la mienne

Je trouvais important de te parler des urgences des autres, parce que lorsqu’on commence, ce sont souvent ces « urgences » qui nous donnent l’impression de nous noyer.

Dans un rôle de gestionnaire, on reçoit quotidiennement des demandes urgentes. Et soyons clairs : l’urgence de l’autre est réelle. Elle est vécue, ressentie, parfois anxiogène. Il ne s’agit pas de la nier ni de la minimiser.

Mais elle n’est pas nécessairement la tienne.

Ce que j’ai appris avec le temps, c’est qu’il est possible de reconnaître l’urgence sans l’absorber.

Mon truc est simple:

je prends le temps de nommer que j’ai bien reçu la demande et je donne un repère clair sur le moment où je vais revenir avec une réponse.

Et surtout, je l’ajoute à mon braindump (parce que si tu oublies… ton équipe finit par perdre confiance).

« J’ai bien pris connaissance de ta demande. Je te reviens d’ici demain. »

« Je regarde ça cet après-midi et je te fais un retour. »

La personne sait alors trois choses essentielles :

• que sa demande est entendue,

• qu’elle est prise au sérieux,

• et qu’une réponse viendra à un moment précis.

Ça apaise.

Et moi, ça m’évite de répondre dans l’urgence sans réfléchir… et d'avoir à me rétracter par la suite (ce qui n'est pas bon pour ma posture de gestionnaire).

Une invitation à ralentir, juste un peu

Si tout te semble urgent en ce moment, je t’invite à une chose simple :

prends un moment pour tout sortir de ta tête.

Sans chercher à tout régler.

Sans chercher à être efficace.

Juste pour regarder.

Pour t’aider concrètement

Pour t’accompagner dans cette réflexion, j’ai créé un outil simple et pratique :

Le Braindump du gestionnaire.

Un document à utiliser une fois par semaine pour faire de la clarté, prioriser consciemment et reconnaître l’urgence sans l’absorber.

👉 Tu peux le télécharger juste ici et l’utiliser dès cette semaine.

Je t’ai partagé ce qui m’aide, à ma façon. Si ça te parle, garde-le. Et si tu as ton propre repère, n’hésite pas à me le partager à ton tour.

Parfois, mieux gérer les urgences ne demande pas une réponse de plus. Juste un pas de recul… et un outil pour y voir clair.

Mme Éliane